Mit der Nationalen Datenstrategie ist der Bundesregierung ein wichtiger Vorstoß zur intelligenten Datennutzung zum Wohle aller Akteure in Deutschland, der Unternehmen, der Privatpersonen aber vor allem auch mit Blick auf die öffentliche Verwaltung gelungen.
Der Bundestag hat am 30.08.2023 die Weiterentwicklung der bereits seit 2021 bestehenden Nationalen Datenstrategie der Bundesregierung mit dem Titel „Fortschritt durch Datennutzung – Strategie für mehr und bessere Daten für neue, effektive und zukunftsweisende Datennutzung“ beschlossen.
In einer Publikation werden auf kompakten 40 Seiten die Handlungsfelder hin zu einem digitalen Staat, einer innovativen Wirtschaft und einer vernetzten Gesellschaft erläutert. Es geht dabei um mehr und bessere Daten sowie um eine neue Datennutzung und Datenkultur. In einer Roadmap sind die Umsetzungsschritte für die Datenstrategie mit Zieltermin Ende 2024 beschrieben.
Datenstrategie für die öffentliche Hand und Forschung
Die öffentliche Hand und die Forschung bilden – neben Unternehmen und Privatpersonen – eine wichtige Zielgruppe in der Nationalen Datenstrategie.
Es geht dabei um:
Mehr Daten
- Verbesserte Auffindbarkeit von Daten
- Erweiterter Zugang zu staatlichen Datenbeständen
- Zugang zu Daten aus Förderprojekten und Forschungsaufträgen des Bundes eröffnen
- Rahmenbedingungen für mehr Daten für das Gemeinwohl schaffen
- Daten für die Forschung erheben
Bessere Daten
- Standardisierte Datenbeschreibungen
- Interoperable Standards und Qualitätssicherung
- Standards für vertrauenswürdigen Umgang mit Daten
- Erhöhung der Qualität von staatlichen Daten
Datennutzung und Datenkultur
- Datenbasiertes staatliches Handeln auf allen Verwaltungsebenen
- Vereinfachtes Verwenden von unstrukturierten Daten großer Sprachmodelle für die öffentliche Hand („Large Language Models“ wie z.B. ChatGPT)
- Schaffen von Datenräumen und deren Vernetzung
- Ressourcenschonende Nutzung von Daten
- Daten für Nachhaltigkeitsziele einsetzen
- Datenbasierte Innovationen unter Beachtung des Schutzes geistigen Eigentums und Geschäftsgeheimnissen fördern
Dateninstitut für Deutschland
Zur Umsetzung der Datenstrategie wurde die Gründung eines Dateninstituts beschlossen. Das Dateninstitut übernimmt als zentrales Bindeglied für Akteure aus Wirtschaft, Wissenschaft, Staat/Verwaltung, Politik und Zivilgesellschaft die Aufgabe, die Expertise interdisziplinär zu bündeln.
Datenverfügbarkeit und Datennutzung sind in Deutschland immer noch mit Hemmnissen verbunden. Das neue Dateninstitut hilft hier mit konkreten Lösungen, indem es die Datenverfügbarkeit und Datenstandardisierung vorantreibt sowie Datentreuhändermodelle und entsprechende Lizenzen (Stichwort Open Data) etabliert.
Das Dateninstitut hat die Aufgabe, den sektoralen Austausch von Daten im Sinne des Gemeinwohls zu fördern, um für mehr Nachhaltigkeit und effizientere Prozesse, bessere Kommunikation und Innovationsförderung zu sorgen.
Für den Aufbau des Dateninstituts hat der Haushaltsausschuss des Bundestags für das Jahr 2023 10 Mio. Euro zur Verfügung freigegeben. Zudem stehen jeweils weitere 10 Mio. Euro für die Jahre 2024 und 2025 zur Verfügung.
Datenatlas und Datenpool als Grundlage für datengetriebene Prozesse
Um eine effizientere Datennutzung zu schaffen, wird ein Datenatlas der Bundesverwaltung aufgebaut, der Daten aller Ministerien und ihrer Geschäftsbereiche auf Metadatenebene enthält. Ebenfalls wird ein Datenpool der Bundesverwaltung für maschinenlesbare Daten installiert.
Datenatlas und Datenpool ermöglichen den Bundesbehörden eine bessere politische und nachhaltige Entscheidungsfindung. Sie werden das Wissensmanagement auf allen sektoralen Ebenen voranbringen und sind entscheidend, um zuverlässige Open-Data-Lösungen in Deutschland bereitstellen zu können. Auf dieser Grundlage können Verwaltungen die Daten auch ressortübergreifend für ein effektives und zukunftsfähiges Verwaltungshandeln teilen.
Open-Data-Angebote nach den FAIR-Prinzipien
Nachhaltiges Datenmanagement ist eine der wesentlichen Zielsetzungen der Nationalen Datenstrategie und bildet die Leitmaxime für die Arbeit des Dateninstituts. Die FAIR-Prinzipien besagen, dass Daten und zugehörige Metadaten so aufbereitet und gespeichert werden, dass sie von anderen nachgenutzt werden können.
FAIR steht für
- Findable (Auffindbar),
- Accessible (Zugänglich),
- Interoperable (Interoperabel) und
- Reusable (Wiederverwendbar).
Die FAIR-Prinzipien beziehen sich sowohl auf die eigentliche Datenspeicherung und die Auffindbarkeit von Daten, als auch auf die entsprechenden Infrastrukturen und damit verbundenen Dienstleistungen.
Künstliche Intelligenz braucht verlässliche Daten
Software-Lösungen mit KI-Funktionen sind in vielfältiger Anwendung immer weiter auf dem Vormarsch. Im öffentlichen Bereich finden sich KI-Lösungen zum Beispiel in der Verwaltungsdigitalisierung (E-Government/Bürgerbeteiligung), im Gesundheitswesen (Diagnostik), im städtischen Verkehrsmanagement (Steuerung/Zählung), im Hochschulwesen (interaktive Datenbanken), im Smart-City-Kontext oder im Energiemanagement und Umweltmanagement.
Dies sind nur einzelne einer Fülle von Einsatzfeldern, die es inzwischen für KI-gesteuerte Software gibt. Hier braucht es einen ganzheitlichen Blick auf die Daten, denn digitale Innovationen und neuartige IT-Tools mit künstlicher Intelligenz sind nur so gut, wie die Datenbasis, auf die sie zugreifen.
Daher geht die Nationale Datenstrategie weit über einen einfachen Maßnahmenkatalog hinaus. Im Mittelpunkt steht die Schaffung von aussagekräftigen, zuverlässigen, offen verfügbaren Daten zum Gemeinwohl aller in Deutschland.
Datenmanagement auf allen sektoralen Ebenen: Öffentliche Institutionen in der Pflicht
Die Nationale Datenstrategie für Deutschland bildet die Klammer über alle sektoralen Ebenen. Datenmanagement ist eine komplexe, verantwortungsvolle Aufgabe, der sich sowohl der Staat, die Wirtschaft, als auch die Zivilgesellschaft stellen müssen. Hierfür braucht es personelle und finanzielle Ressourcen und ein Konzept für die Datenerfassung und Qualitätssicherung der Daten.
Ein kurzer Blick zurück: Datenerhebung per Vergabestatistikverordnung
Ein Meilenstein war die im Jahr 2020 umfassend novellierte Vergabestatistikverordnung (VergStatVO), welche dem Informationsbegehren des Bundestages, der Bundesregierung, der Länder, der Europäischen Kommission, der Wissenschaft und der Wirtschaft Rechnung trägt.
Die rege Diskussion zur Vergabestatistikverordnung zeigte, wir schwer sich die öffentliche Hand damit tut, allein im Bereich der Vergabe eine umfassende und zuverlässige Datenerhebung sicherzustellen. Die Nationale Datenstrategie geht da noch viel weiter: Der Bereich Vergabe ist hier nur ein kleiner Teilbereich.
Inzwischen hat das BMWK im Jahr 2023 den zweiten Halbjahresbericht zur Vergabestatistik veröffentlicht. Dadurch ist es erstmals möglich, Daten rund um den öffentlichen Einkauf über ein ganzes Jahr (2021) beim Statistischen Bundesamt abzurufen und miteinander zu vergleichen.
Gemeinsam stehen durch die Berichte jetzt Angaben und Aussagen zu insgesamt 182.033 öffentlichen Aufträgen und Konzessionen mit einem Auftragsvolumen von 103,9 Mrd. € zur Verfügung. Zudem ermöglichen die Daten einen Vergleich von unterschiedlichen Zeitabschnitten.
Warum Datenmanagement in der öffentlichen Beschaffung so wichtig ist
Richten wir in punkto Datenmanagement den gezielten Blick auf den Staat, so ist der Beschaffungshebel der öffentlichen Hand mit mindestens 350 Mrd. Euro Einkaufsvolumen pro Jahr immens. Diese hohe Nachfragemacht zielgerichtet zu steuern, die möglichen Effekte vorab zu analysieren und die Auswirkungen öffentlichen Beschaffungshandelns auf die Märkte auswerten zu können, ist eine Pflichtaufgabe, die ohne adäquate Daten nicht möglich ist.
Ohne Daten keine Innovationen – KOINNO berät öffentliche Auftraggeber bei der digitalen Transformation der Beschaffungsprozesse
Die Digitalisierung der Prozesse im Beschaffungswesen ist eines der zentralen Themen von KOINNO in der Beratung öffentlicher Beschaffungs- und Vergabestellen. Denn erst durch diese Prozessoptimierung und innovative Gestaltung der Arbeitsabläufe werden die Mitarbeitenden von operativen Tätigkeiten entlastet, um sich stärker auf die strategischen Aufgaben wie Bedarfsmanagement und Beschaffungsmarktforschung konzentrieren zu können. Jedoch gelingt die digitale Transformation nur mit einem umfassenden, zuverlässigen und verantwortungsvollem Datenmanagement in den öffentlichen Institutionen.
Datenmanagement ist eine bereichsübergreifende Aufgabe und braucht ein professionelles Datenkonzept. Digitalisierung und Datenmanagement sind untrennbar miteinander verknüpft. KOINNO berät gerne kostenfrei bei der Optimierung der Beschaffungsprozesse und unterstützt bei konzeptionellen Fragen rund um das Datenmanagement im öffentlichen Beschaffungswesen.
Anwendungsbereiche für das Datenmanagement im Beschaffungswesen
Die Praxiserfahrungen im Einkauf zeigen, dass es viele Bereiche und Aktivitäten gibt, in denen die Nutzung, Weiterverarbeitung oder Auswertung von Daten stattfindet.
Die gängigsten sind:
- Einkaufsplanung und -steuerung
- Compliance Management
- Risikomanagement und -bewertung
- Vertragsmanagement
- KPI/Kennzahlensysteme
- Prozessoptimierung und -steuerung
- Darstellung von Logistikströmen
- Messung des Erfüllungsgrads der Einkaufsstrategie
- Plausibilisierung von Entscheidungen
- Vorbereitung von Verhandlungen
- Nutzung für Simulationen
- Performancemessung/Lieferantenbewertung und -steuerung
Ohne Daten keine Kennzahlen – ohne Kennzahlen keine Steuerung
Bei jedem digitalen Schritt fallen Daten an. Daten sind wichtig, um Prozesse zu analysieren und die Weichen neu zu stellen. Um Geschäftsabläufe steuern zu können, braucht es Steuerungsgrößen für das Controlling, also Kennzahlen (KPI - Key Performance Indicators). Ohne eine umfassende Datenbasis ist es jedoch nicht möglich, die Kennzahlen korrekt zu ermitteln.
Durch die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen mithilfe moderner Technologien ist es erst möglich, eine höhere Datentransparenz und bessere Nutzungs- und Verarbeitungsmöglichkeiten der vorhandenen Daten zu schaffen. Viele Akteure in den öffentlichen Häusern, insbesondere im Beschaffungswesen, haben dies erkannt und bringen die digitale Transformation immer weiter voran.
Neue Rollen im Einkauf
Durch die neue Kernaufgabe des Datenmanagements entstehen neue Rollen im Einkauf, wie zum Beispiel Datenmanager oder Data Analyst, die möglicherweise den klassischen Einkaufscontroller ablösen werden. Denkbar ist aber auch, dass beide Funktionen Hand in Hand arbeiten. Sie haben die Aufgabe, statistische Analysen zu betriebswirtschaftlichen Fragestellungen in strukturierten und unstrukturierten Datenquellen durchzuführen, Datenverarbeitungsprozesse zu erstellen und zu verwalten oder Optimierungs- und Automatisierungspotenziale in Prozessen herauszufinden.
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