Die alltäglichen Herausforderungen, denen Beschaffungsstellen gegenüber stehen und die Maßnahmen, mit denen diese gemeistert werden können, standen im Mittelpunkt der 15. KOINNO-Regionalkonferenz im Stuttgarter Haus der Wirtschaft.
Besonderer Fokus lag dabei auf den Leistungen des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung (KOINNO). KOINNO bietet öffentlichen Beschaffungsstellen diverse Services und Unterstützungen bei der Umsetzung und Einführung von Innovationen, u.a. die Beratung. Dabei beraten Mitarbeiter des KOINNO-Teams die Beschaffungsstellen vor Ort hinsichtlich der erfolgreichen Einführung geeigneter Prozesse und Produkte und leistet beispielsweise Hilfestellungen im Bereich der Vergaberechtskonformität und bei der Auswahl geeigneter Dienstleister.
Innovative Beschaffung muss auch von der Führungsebene gelebt werden
Ein wichtiges, von den Teilnehmern diskutiertes Thema, war der Rückhalt aus der Führungsebene für den Einkauf. Innovative Beschaffung muss auch von den Vorgesetzten mitgetragen, wenn nicht sogar explizit gewünscht sein. Derzeit werden Angebote häufig ausschließlich nach Preiskriterien bewertet. Der Innovationsfaktor, der zumindest langfristig sogar eine Kostenersparnis gegenüber herkömmlichen Produkten oder Prozessen bieten könnte, fließt dagegen kaum in die Bewertung ein.
Ein Werkzeugkasten für alle Fälle
Im praktischen Teil der Regionalkonferenz stellte Markus Schaupp von der Universität der Bundeswehr München die KOINNO-Toolbox vor. Dabei handelt es sich um einen Werkzeugkasten, der eine Vielzahl an Werkzeugen („Tools“) bietet, welche die Arbeit in Beschaffungsstellen erleichtern soll. Die darin enthaltenen Instrumente werden der strategischen bzw. operativen öffentlichen Beschaffung zugeordnet. Damit soll verdeutlicht werden, welches Instrument in welchem Prozessschritt auf welcher Ebene (strategisch/operativ) zur Anwendung kommt. Der breiten Öffentlichkeit soll diese Toolbox an Ende 2017 zur Verfügung gestellt werden.
Die Einführung der E-Akte als Praxisbeispiel
Wie innovative Beschaffung ganz konkret in der Praxis funktionieren kann, stellte Hedda Siepe vom Ministerium der Justiz und für Europa Baden-Württemberg vor. Sie schilderte, wie die baden-württembergische Justiz die E-Akte eingeführt und das Projekt umgesetzt hat - von der Bildung eines Projektteams über die Anforderungsdefinition bis hin zur internationalen Ausschreibung und zum Roll-Out der Software.
Ihr Fazit: Man muss vorab genauestens seine Anforderungen definieren. Dann erhält man nicht nur qualitativ hochwertige Bewerbungen von Dienstleistern, sondern kann auch für sich selbst einzelne Projektmeilensteine leichter definieren.