Die Vergabestatistik soll ab 2020 Daten sammeln, um endlich Klarheit über das öffentliche Beschaffungsvolumen und dessen Verwendung zu bekommen. Diese Daten können aber auch heute schon für eigene Zwecke und zur Steuerung des Einkaufs verwendet werden.
Die Vergabestatistik soll ab 2020 valide Erkenntnisse über die Auftragsvergabe in Deutschland geben
Das jährliche Beschaffungsvolumen für Deutschland soll 350 Mrd. Euro betragen. Das ist die letzte Schätzung, die von der Forschungsgruppe für Recht und Management öffentlicher Beschaffung (FoRMöB) der Universität der Bundeswehr München 2016 basierend auf Haushaltsdaten, Budgetplanungen und anderen Statistiken vorgenommen worden ist (-> zur Studie).
Genaue Zahlen gibt es derzeit nicht. Mit der Verabschiedung der Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) im April 2016 soll sich dies jedoch ändern, denn hier wurde die Grundlage für eine flächendeckende und strukturierte Erfassung gelegt. Anders als bisher sollen die Daten beim Statistischen Bundesamt (Destatis) zusammenlaufen und dort analysiert werden.
Das Ziel ist dabei, nicht mehr nur eine Schätzung des aktuellen Beschaffungsvolumens zu haben, sondern vor allem fundierte Erkenntnisse über dessen Verteilung auf Liefer-, Dienst- und Bauleistungen sowie auf Bund, Länder und Kommunen zu gewinnen. Das heißt, dass öffentliche Auftraggeber ab 2020 bestimmte Daten elektronisch über geeignete Schnittstellen an das Statistische Bundesamt übermitteln sollen.
Die eigenen Daten sind eine gute Grundlage für eigene Entscheidungen
Das geht allerdings nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Für die elektronische Übermittlung bestimmter Daten muss einerseits die Umstellung auf die E-Vergabe innerhalb der Institutionen abgeschlossen sein, andererseits müssen Schnittstellen zur Übermittlung an das Statistische Bundesamt vorhanden sein. An letzterem wird derzeit noch gearbeitet. Das heißt aber nicht, dass die E-Vergabe (-> KOINNO-Toolbox) und die elektronische Erfassung der eigenen Daten nicht jetzt schon für eigene Zwecke genutzt werden können. Daten und vor allem deren Analyse sind eine gute Grundlage für strategische Entscheidungen und sind wesentlich für das frühzeitige Erkennen von Risiken (-> KOINNO-Toolbox).
Die Berliner Stadtreinigung (BSR) hat dies erkannt und hat entsprechend reagiert: sie haben ein sog. Einkaufs-Dashboard etabliert, das auf Knopfdruck bestimmte vorher definierte Einkaufskennzahlen liefert (-> KOINNO-Praxisbeispiel).
Der Oldenburgisch-Ostfriesische Wasserverband hat die Vorteile von Kennzahlen für sich erkannt
Der Oldenburgisch-Ostfriesische Wasserverband (OOWV) steuert den nun strategisch aufgestellten Einkauf mit Hilfe von Kennzahlen. Sie unterscheiden dabei sog. Top-Kennzahlen für Reportings von ergänzenden Kennzahlen. Alle Kennzahlen im Katalog werden zusätzlich in die Dimensionen Finanzen, Lieferanten, Kunden, Prozesse und Mitarbeiter untergliedert. Damit das Verständnis und die Interpretation der jeder Kennzahl für alle klar ist, wurde dann für jede Kennzahl ein Definitions-Chart erstellt. Dies vereinfacht die Interpretation der Daten und die Ableitung geeigneter Maßnahmen (-> KOINNO-Praxisbeispiel).
„Mit dem Set der 18 ausgewählten Kennzahlen hat der OOWV eine gute Grundlage geschaffen, um die Leistung des strategischen Einkaufs zu messen. Mehr Kennzahlen sollten es auch nicht sein, da der Informationsgehalt der Auswertungen sonst verwässert wird. Die Leistung des Einkaufs sollte dann auch im Unternehmen in Form eines Reportings berichtet werden, was zu einem besseren Verständnis insgesamt führen kann.“ Judith Richard, Projektmanagerin KOINNO