E-Procurement-Systeme bieten eine Vielzahl von Vorteilen, doch ihre Einführung sollte gut geplant und durchdacht sein. Im 1. Teil unserer mehrteiligen Beitragsserie möchten wir Ihnen Tipps für diesen Prozess an die Hand geben.
Warum braucht es ein E-Procurement-System?
Viele Gründe sprechen für die Einführung eines E-Procurement-Systems, z.B.:
- Digitalisierung
- Effizienzsteigerung
- Standardisierung der Prozesse
- Ressourcen- und Personalschonung
- Kosteneinsparung
- mehr Transparenz, Kontrolle und Rechtssicherheit: „Sicherheit“ für die Mitarbeitenden
- Kennzahlen
- Verbesserung der Zusammenarbeit
- Zentrales System ‑ Akteure die später dazu kommen, könnten auf Informationen aus früheren Schritten zugreifen (Dokumentation)
Manchmal geht es auch darum, dass ein veraltetes oder unpassendes System ausgetauscht werden muss. In jedem Fall muss ein neues E-Procurement-System mit den richtigen Informationen über die Beschaffungsprozesse gefüttert werden, damit es Ihnen die erhofften Vorteile bringt. Damit können Sie sicherstellen, dass das neue System nahtlos integriert wird und dazu beiträgt, die Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit der Beschaffungsaktivitäten zu steigern.
Der entscheidende erste Schritt zur Einführung eines E-Procurement-Systems: Die genaue Erfassung und Analyse Ihrer aktuellen Prozesse
Auch wenn es schwerfällt: Es ist wichtig, sich nicht sofort auf den neuen Prozess zu „stürzen“, sondern als Erstes die aktuellen Prozesse genau zu erfassen und zu verstehen.
Diese Aufnahme der Prozesse von der Bedarfsentstehung bis zur Zahlung der Rechnung und Inventarisierung mag zunächst wie eine mühsame Aufgabe erscheinen, aber sie ist der entscheidende erste Schritt auf dem Weg zur Einführung eines neuen E-Procurement-Systems im öffentlichen Einkauf. Nur indem Sie Ihre aktuellen Abläufe verstehen, kennen Sie Ihre Ausgangsbasis und alle Schritte im Einkaufsprozess, die im neuen System abgebildet werden müssen.
Außerdem können Sie Schwachstellen und Engpässe identifizieren. Vielleicht gibt es redundante Schritte, unnötige Bürokratie oder ineffiziente Kommunikation? All das können Sie nur aufdecken, wenn Sie gemeinsam mit allen Beteiligten Ihre Ist-Prozesse genau unter die Lupe nehmen.
Die Bedeutung der frühen Phasen im Beschaffungsprozess: Richtungsweisende strategische Entscheidungen und Innovationspotenzial
Besonders interessant für Ihre Ausrichtung als innovative Beschaffungsorganisation sind die frühen Phasen im Beschaffungsprozess. Und gleichzeitig werden diese gern zu Unrechtvernachlässigt, obwohl hier die strategischen Entscheidungen getroffen werden.
Im Bedarfsmanagement und in der Bedarfsmarktforschung gibt es wesentliche Einflussmöglichkeiten auf das Kosten/Leistungsverhältnis und der Gestaltungsspielraum ist am größten! Wenn Einkauf und Bedarfsträger schon in dieser Phase eng zusammenarbeiten, können die Weichen in Richtung innovativer Beschaffungsergebnisse gestellt werden. Deshalb sollten die Phasen der Planung, Entstehung, Prüfung und Festlegung der Bedarfe genauso wie die Marktanalyse und Leistungsbeschreibung besonders in den Fokus genommen werden, wenn es darum geht, die aktuellen Prozesse zu erfassen und in ein neues System zu bringen.
Wenn Sie diese frühen Phasen mitdenken, entsteht später keine Black Box, aus der die Bedarfe „plötzlich“ in den eigentlichen Vergabeprozess kommen und es nur noch geringe Einflussmöglichkeiten in Richtung Innovation gibt.
Fachkundige Unterstützung für Ihr E-Procurement-Projekt
KOINNO unterstützt Sie dabei, Ihre Abläufe so wie sie jetzt sind, aufzunehmen. Dazu bieten wir Ihnen eine individuelle kostenfreie Beratung an. Bei Interesse schreiben Sie gerne an info(at)koinno-bmwk.de oder rufen Sie an unter 06196 5828 350.