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Innovative Beschaffung

Die Förderung von Innovationen im öffentlichen Beschaffungswesen ist ein wichtiges Element der Wirtschafts- und Energiepolitik der Bundesrepublik Deutschland. Ziele wie Ressourcenschonung und Energieeffizienz sind un­trennbar mit Innovationen verbunden.

Diese Ziele können nicht nur durch eine angebotsorientierte Politik, wie die Förderung von Forschungs- und Innovationsvorhaben, erreicht werden, son­dern auch nachfrageseitig durch den öffentlichen Einkauf von innovativen Produkten, Systemlösungen und Dienstleistungen. Das hohe Innovations-und Technologiepotenzial von innovationsorientierten öffentlichen Beschaf­fungen spiegelt sich in der folgenden Überlegung wider:

Hebelwirkung der öffentlichen Beschaffung

Das jährliche Volumen der öffentlichen Beschaffung in Deutschland beträgt nach Schätzungen zirka 350 Mrd. Euro (2016)1. Wenn es gelänge, nur einen Prozentpunkt des Beschaffungsvolumens für innovative Produkte und Dienstleistungen zu verwenden, ergäbe dies einen Innovationsimpuls von mehr als 3,5 Mrd. Euro pro Jahr. Ein Vergleich mit den aktuellen Fördergel­dern für Forschung und Innovation in den Unternehmen im Jahre 2015 in Höhe von 2,3 Mrd. Euro2verdeutlicht die immense Hebelwirkung der öffent­lichen Beschaffung auf die Innovationstätigkeit in der Wirtschaft.

Innovation wird in diesem Zusammenhang in Anlehnung an das „Oslo Manual“ der OECD definiert:

„Eine Innovation ist die Einführung eines neuen oder signifikant verbes­serten Produkts (oder auch Dienstleistung), eines neuen Prozesses oder einer neuen Marketing- oder Organisationsmethode in die Geschäfts­praxis, die Arbeitsabläufe oder die externen Beziehungen.“3

Mehrdimensionaler Ansatz bei der Definition von Innovationen

  • Innovation als Neuheit: Bei einer Innovation handelt es sich um ein neuartiges Produkt/Lösung/Prozess, das es so noch nicht auf dem Markt gibt.
  • Innovation als Wandel: Ein bereits bestehendes Produkt/Lösung/Prozess wurde in der Art abgewandelt oder weiterentwickelt, dass es in einem neuen Geschäftsfeld genutzt werden kann.
  • Innovation in einer Institution: Aus der Perspektive eines öffentlichen Auftraggebers, der erstmals ein bereits bestehendes Produkt/Lösung/Prozess in seinem Haus nutzt, ist das für diese Institution innovativ.

Unterschied nach Stoßrichtungen:

  • Produktinnovation (z. B. neue oder verbesserte Produkte)
  • Dienstleistungsinnovation (z. B. neue oder verbesserte Dienstleistungen)
  • Prozess- oder Organisationsinnovation (z. B. Verbesserung unternehmensinterner Prozesse, Strukturen oder Abläufe)
  • Geschäftsmodellinnovation (z: B. neue oder verbesserte Geschäftsmodelle) oder erhöhter Innovationsgrad
  • Inkrementelle Innovation (z. B. schrittweise Verbesserung bestehender Produkte, Dienstleistungen, Prozesse oder Geschäftsmodelle)
  • Radikale Innovation (z. B. Technologiesprung, disruptive Technologien wie E-Mobilität).

Eine Innovation ist somit in sehr vielen Bereichen möglich. Zumeist handelt es sich um den erstmaligen Einsatz von in anderen Branchen oder Einsatzfel­dern bereits bewährten Produkten und Techniken (marktgängige Innovatio­nen). Die Innovation kann auch mit dem Einsatz einer neuartigen Technolo­gie oder eines neuartigen Geschäftsmodelles verbunden sein, die es auf dem Markt noch nicht gibt (nicht marktgängige Innovation).

    1UniBw/KOINNO (2016), Innovative öffentliche Beschaffung (Hochrechnung des öffentlichen Beschaffungsvolumens auf Basis von Haushaltsdaten und öffentlicher Statistiken).

    2BMBF (2017), Bildung und Forschung in Zahlen 2017, Berlin.

    3An innovation is the implementation of a new or significantly improved product (good or service), or process, a new marketing method or a new organizational method in business practices, workplace organisation or external relations“ – OECD/Eurostat (2005), OSLO Manual: Guidelines for collecting and interpreting innovation data, S. 46, Paris.

     

    Methoden und Instrumente zur Beschaffung von Innovationen

    Vor jedem Vergabeprozess und der Wahl des Vergabeverfahrens muss zuerst der Bedarf beschrieben werden. Das Vergaberecht sieht hierfür zwei Methoden vor, die bei diesem Erkenntnisprozess helfen können. 

    • die Funktionale Leistungsbeschreibung
    • der MEAT-Ansatz und die Lebenszykluskosten-Berechnung

    Beide Methoden  dienen dazu, den Auftragsgegenstand näher zu beschreiben, um dann in Vorbereitung der Vergabeunterlagen die Bewertungskriterien für die Angebote der Bieter zu definieren.  

     

    Funktionale Leistungsbeschreibung

    Im Vorfeld einer Ausschreibung kann der Auftragsgegenstand mit Hilfe einer einfachen oder funktionalen Leistungsbeschreibung  genauer dargestellt werden. Bei der einfachen Leistungsbeschreibung wird ein gewünschtes Produkt beziehungsweise Dienstleistung in einem Leistungskatalog beschrieben. Deshalb lässt sie keinen Spielraum für Innovationen zu. Bei der funktionalen Leistungsbeschreibung ist das anders: sie beschreibt das zu erreichende Ziel, d.h. es wird der Zweck, die Funktion und die an den Auftragsgegenstand gestellten Anforderungen dargestellt.

    Sie wird vor allem dann angewendet, wenn der zugrunde liegende Markt bisher unbekannt ist und/oder keine Kenntnisse über innovative Lösungsmöglichkeiten vorhanden sind.

    Die Entwicklung von möglichen innovativen Lösungen obliegt dann den Bietern. Somit entsteht ein Konzeptwettbewerb zwischen den Bietern, die sowohl ihren technischen und unternehmerischen Sachverstand sowie ihre Kreativität zur Entwicklung von innovativen Lösungen einbringen.

    Das folgende Video erklärt diese Methode an Hand eines Beispiels: Zum Video zur funktionalen Leistungsbeschreibung

     

    MEAT-Ansatz und Lebenszykluskosten-Berechnung

    In den vorherigen Kapiteln wurde bereits erwähnt, dass die öffentliche Beschaffung  auch strategische Ziele verfolgen kann. Dies ist mit dem MEAT-Ansatz möglich. Dabei steht MEAT für Most Economically Advantageous Tender, der in erster Linie ein Bewertungsansatz ist. Er sollte jedoch bereits vor dem Vergabeprozess angewendet werden, um den Auftragsgegenstand an Hand von Zuschlagskriterien näher zu definieren.

    Auf diesem Wege können dann neben dem Preis auch soziale, umweltbezogene, qualitative und innovative Kriterien einbezogen werden. Eine Basis-Variante ist die Lebenszykluskosten-Berechnung, in der alle Kostenbestandteile eines Auftragsgegenstandes vor, während und nach einer Vergabe als Kriterien angesetzt werden.  Hierbei sei vor allem der Anschaffungspreis, die Betriebs- und Entsorgungskosten genannt

    Insgesamt ist das Ziel, das Angebot mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis auszuwählen.

    Welche Kriterien könnten beispielsweise verwendet werden?

    • (Produkt-/Dienstleistungs-)Qualität
    • ästhetische und funktionale Eigenschaften
    • Kundendienst und technische Hilfestellung
    • Lieferzeitpunkt, -dauer und Reaktionszeit
    • Kosteneffektivität
    • technische Leistung, Innovationsgrad
    • Umwelt, Nachhaltigkeit und volkswirtschaftliche Faktoren
    • Anschaffungspreis
    • Betriebskosten
    • Entsorgungskosten

    Die Wichtigkeit der herangezogenen Kriterien ist frei festlegbar. Es kann beispielsweise sinnvoll sein, die Kriterien gemäß der Ziele aus der Beschaffungsstrategie zu gewichten. Demnach können Ziele wie Ressourceneffizienz und Innovationsgrad über entsprechende Kriterien einbezogen werden und über eine höhere Gewichtung mehr Bedeutung erhalten.

    Die Vorteile innovative Lösungen liegen klar auf der Hand: mit der Lebenszykluskosten-Berechnung werden auch zukünftige Kostenbestandteile und mögliche Risiken frühzeitig in die Bewertung mit einbezogen. Werden dann noch weitere Kriterien des MEAT-Ansatzes berücksichtigt, werden Angebote von Lieferanten mit innovativen Lösungen wirtschaftlicher, nachhaltiger und somit attraktiver.

     

    Leitfaden zur inno-vativen öffentlichen Beschaffung

    Video zur Funktionalen Leistungsbeschreibung

    Lebenszyklus-kostenrechner