Es gibt mehrere Wege, wie eine zu beschaffende Lösung beschrieben werden kann. Die funktionale Leistungsbeschreibung ist einer davon, der einen Konzeptwettbewerb zwischen den Bietern ermöglicht und somit zur wirtschaftlichsten Lösung führt.

 

Die Leistungsbeschreibung ist fester Bestandteil der Vergabeunterlagen

Die Leistungsbeschreibung des Auftragsgegenstandes ist fester Bestandteil der Vergabeunterlagen. Dabei lässt § 121 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) offen, ob die Beschreibung auf einer Zusammenstellung aus Funktions- und Leistungsanforderungen (Leistungskatalog) oder einer Definition der zu lösenden Aufgabe basiert.

Wichtig ist nur, dass der Auftragsgegenstand unabhängig davon so eindeutig und erschöpfend wie möglich beschrieben wird, so dass ein einheitliches Verständnis unter allen Bietern geschaffen wird und die eingereichten Angebote miteinander verglichen werden können. Das Gesetz lässt also sowohl die einfache wie auch die funktionale Leistungsbeschreibung als Methode zu.


Den Auftragsgegenstand funktional zu beschreiben, lässt Raum für Innovationen

Während bei der einfachen Leistungsbeschreibung das Beschaffungsobjekt an Hand klarer Anforderungen definiert wird, wird bei der funktionalen Leistungsbeschreibung das zu lösende Problem dargestellt. Das heißt, dass der Zweck, die Funktion und die an den Auftragsgegenstand gestellten Anforderungen im Vordergrund stehen.

Der Vorteil dieser Herangehensweise liegt darin, dass sie Raum für innovative Lösungen öffnet. Es wird also die Möglichkeit geschaffen, einen Konzeptwettbewerb unter den Bietern zuzulassen, um die wirtschaftlichste Lösung zu erhalten. Dabei werden auch Effizienzpotentiale nutzbar, die sonst durch ein strenges Korsett an Kriterien nicht hätten genutzt werden können. Diese Methode bietet sich vor allem dann an, wenn der Auftragsgegenstand kein Standardprodukt ist und es bisher keine entsprechende Lösung auf dem Markt gibt (-> KOINNO-Toolbox).
 

-> Die Funktionale Leistungsbeschreibung im Video

 


Die Beschaffungsabteilung muss dafür bereits bei der Bedarfsentstehung eingebunden werden

Um seine strategische Rolle ausfüllen zu können, sollte die Beschaffungsabteilung frühzeitig in den Beschaffungsprozess eingebunden werden (-> KOINNO-Toolbox). Ideal wäre sogar die Einbdinung bei der Bedarfsentstehung, so dass gemeinsam nach der bestmöglichen Lösung gesucht werden kann. Erst dann können die Vorteile der funktionalen Leistungsbeschreibung voll ausgeschöpft werden.


Funktionale Leistungsbeschreibung eignet sich auch als Grundlage für innovative Vergabeinstrumente

Ein weiterer Vorteil: sie eignet sich auch als Grundlage für Vergabeverfahren wie den Wettbewerblichen Dialog (-> KOINNO-Toolbox) und die Innovationspartnerschaft (-> KOINNO-Toolbox). Gerade bei diesen Vergabeinstrumenten ist die Offenheit für alternative Lösungsansätze wichtig, um die Kreativität und das Know-how der Bieter bestmöglich nutzen zu können. Grundsätzlich bietet sich die funktionale Leistungsbeschreibung aber auch bei allen anderen Vergabeverfahren an.

 

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