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What is innovation?

An innovation is the market launch of a new idea that has been put into practice and helps to optimise products, procedures, services or processes. In terms of public-sector procurement, this means that innovative procurement processes contribute in the long term towards optimising and increasing the efficiency of purchasing.

They can be transferred to comparable institutions or organisations within the public sector. When put into practice, procured innovative products, procedures and services can significantly improve the productivity and efficiency of the purchaser, e.g. from a financial, process and/or environmental perspective.

There are basically two ways to promote innovation. Firstly, innovation can be supported on the supply side by funding research and development within the private sector and within public research institutions (innovation supply). Innovation can also be triggered on the demand side through the needs of both public and private-sector contracting authorities leading to the development of innovative products, services and procedures (innovation demand). 

The potential for innovations is enormous

The potential of innovation demand through innovation-oriented procurement is huge: the annual volume of public-sector procurement in Germany is around EUR 300 billion. If just one percent of this procurement volume were used for more new products and services, this would provide a EUR 3.0 billion boost to innovation.

That is more than the nation and the states provide in a year to fund research and innovation within companies (EUR 2.1 billion). By increasing public-sector demand for new products, procedures and services, this also creates considerable potential for innovation and technology within the German economy in general.

However, a greater amount of inspection, justification and documentation is required within public-sector procurement bodies in order to procure innovations than would be required for standard products and services. This means that such public-sector purchasers require specific economic and technical qualification to enable them to master the specifics of innovative public procurement (e.g. feasibility measurement methods, procurement market analysis, conformity with public procurement law, technical analysis).

That said, the extra effort is worth it: the development and implementation of innovations are essential for a modern industrialised nation such as Germany. Public sector demand at all levels is therefore extremely important: purchasing innovative products, procedures and services plus the procurement process itself creates potential for better management performance through new technologies and innovations with greater benefit than ever before.

From the perspective of public-procurement law – first and foremost the economic principle – innovative products and services offer many advantages. They can be economically superior when it comes to public-sector procurement. They can also help achieve objectives in areas such as energy efficiency, environmental protection, safety, health, consumer protection and occupational safety.

Methoden und Instrumente zur Beschaffung von Innovationen

Vor jedem Vergabeprozess und der Wahl des Vergabeverfahrens muss zuerst der Bedarf beschrieben werden. Das Vergaberecht sieht hierfür zwei Methoden vor, die bei diesem Erkenntnisprozess helfen können. 

  • die Funktionale Leistungsbeschreibung
  • der MEAT-Ansatz und die Lebenszykluskosten-Berechnung

Beide Methoden  dienen dazu, den Auftragsgegenstand näher zu beschreiben, um dann in Vorbereitung der Vergabeunterlagen die Bewertungskriterien für die Angebote der Bieter zu definieren.  

 

Funktionale Leistungsbeschreibung

Im Vorfeld einer Ausschreibung kann der Auftragsgegenstand mit Hilfe einer einfachen oder funktionalen Leistungsbeschreibung  genauer dargestellt werden. Bei der einfachen Leistungsbeschreibung wird ein gewünschtes Produkt beziehungsweise Dienstleistung in einem Leistungskatalog beschrieben. Deshalb lässt sie keinen Spielraum für Innovationen zu. Bei der funktionalen Leistungsbeschreibung ist das anders: sie beschreibt das zu erreichende Ziel, d.h. es wird der Zweck, die Funktion und die an den Auftragsgegenstand gestellten Anforderungen dargestellt.

Sie wird vor allem dann angewendet, wenn der zugrunde liegende Markt bisher unbekannt ist und/oder keine Kenntnisse über innovative Lösungsmöglichkeiten vorhanden sind.

Die Entwicklung von möglichen innovativen Lösungen obliegt dann den Bietern. Somit entsteht ein Konzeptwettbewerb zwischen den Bietern, die sowohl ihren technischen und unternehmerischen Sachverstand sowie ihre Kreativität zur Entwicklung von innovativen Lösungen einbringen.

Das folgende Video erklärt diese Methode an Hand eines Beispiels: Zum Video zur funktionalen Leistungsbeschreibung

 

MEAT-Ansatz und Lebenszykluskosten-Berechnung

In den vorherigen Kapiteln wurde bereits erwähnt, dass die öffentliche Beschaffung  auch strategische Ziele verfolgen kann. Dies ist mit dem MEAT-Ansatz möglich. Dabei steht MEAT für Most Economically Advantageous Tender, der in erster Linie ein Bewertungsansatz ist. Er sollte jedoch bereits vor dem Vergabeprozess angewendet werden, um den Auftragsgegenstand an Hand von Zuschlagskriterien näher zu definieren.

Auf diesem Wege können dann neben dem Preis auch soziale, umweltbezogene, qualitative und innovative Kriterien einbezogen werden. Eine Basis-Variante ist die Lebenszykluskosten-Berechnung, in der alle Kostenbestandteile eines Auftragsgegenstandes vor, während und nach einer Vergabe als Kriterien angesetzt werden.  Hierbei sei vor allem der Anschaffungspreis, die Betriebs- und Entsorgungskosten genannt

Insgesamt ist das Ziel, das Angebot mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis auszuwählen.

Welche Kriterien könnten beispielsweise verwendet werden?

  • (Produkt-/Dienstleistungs-)Qualität
  • ästhetische und funktionale Eigenschaften
  • Kundendienst und technische Hilfestellung
  • Lieferzeitpunkt, -dauer und Reaktionszeit
  • Kosteneffektivität
  • technische Leistung, Innovationsgrad
  • Umwelt, Nachhaltigkeit und volkswirtschaftliche Faktoren
  • Anschaffungspreis
  • Betriebskosten
  • Entsorgungskosten

Die Wichtigkeit der herangezogenen Kriterien ist frei festlegbar. Es kann beispielsweise sinnvoll sein, die Kriterien gemäß der Ziele aus der Beschaffungsstrategie zu gewichten. Demnach können Ziele wie Ressourceneffizienz und Innovationsgrad über entsprechende Kriterien einbezogen werden und über eine höhere Gewichtung mehr Bedeutung erhalten.

Die Vorteile innovative Lösungen liegen klar auf der Hand: mit der Lebenszykluskosten-Berechnung werden auch zukünftige Kostenbestandteile und mögliche Risiken frühzeitig in die Bewertung mit einbezogen. Werden dann noch weitere Kriterien des MEAT-Ansatzes berücksichtigt, werden Angebote von Lieferanten mit innovativen Lösungen wirtschaftlicher, nachhaltiger und somit attraktiver.

 

Leitfaden zur inno-vativen öffentlichen Beschaffung

Video zur Funktionalen Leistungsbeschreibung

Lebenszyklus-kostenrechner